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ビジネスマン必読!ビジネスメールマナー

ビジネスメール基本の形式

ビジネスメールにおいて、必要とされる項目は、件名、宛名、挨拶、本文、結びの五つです。

件名は要件を簡潔にまとめたものにしましょう。
「先日はありがとうございました。」などは迷惑メールと判断されてしまう可能性があるのでNGです。

宛名は会社名、部署名、役職名、名前、敬称を書くことが望ましいです。
名前に敬称を付ける場合、会社名に「御中」とつけることは不要です。
よくある間違いなので気を付けましょう。

宛名の後に簡単な挨拶を入れることが必要になります。
相手に応じて使いわける必要があるので、迷ったら必ず誰かに確認をとるなどして相手に失礼のないようにしましょう。

本文で要件を述べた後には、締めの一文が必要となります。
メールを印象付けるうえで大切な役割を担っている箇所です。

わかりやすいメール本文の構成

もうご存知の方も多いでしょうが、ビジネスメールの極意はとにかく簡潔に要件をまとめることです。
しかし、知っているのと実行しているのは全くの別物。
メールを作成した後にもう一度構成を確認するクセをつけておきましょう。

挨拶を述べた段落のすぐ後に来るべき項目は要旨です。
一文から二文でメールの要件を簡潔に表現します。
説明はこの後の段落で詳しくするので、内容をまとめることに重きを置きましょう。

続いて詳細な説明へと移行します。
ビジネスメールでは、結論を最初に書くことを意識して下さい。
打合せ日時や場所の連絡メールなど、場合によっては箇条書きを使ったほうがすっきりして見やすくなります。
また、お礼のメールなどでは文があまりにも長くなりすぎないように気を付けましょう。


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